لوحة التثبيت
لوحة تثبيت لوضع المستندات ذات الأختام المضغوطة
تضم العديد من الأرشيفات مجموعات كبيرة من الوثائق المكتوبة على الرق والمختومة بأختام داخلية أو خارجية. وتُشكّل هذه المجموعات تحديات خاصة للأرشيفات فيما يتعلق بالتخزين، وبالتالي، متطلبات المساحة. الطريقة الأكثر شيوعًا للتخزين اليوم هي ما يُسمى بأكياس الوثائق، ونادرًا ما يتم تخزينها بشكل مسطح في الخزائن، والاستثناء هو التخزين المعلق، المعروف باسم "نظام كولونيا". لا تُعدّ الطريقتان الأخيرتان عمليتين في معظم الأرشيفات نظرًا لمحدودية المساحة والميزانية.
لضمان الحفاظ بعناية أكبر على أقدم الوثائق (من القرن التاسع إلى الثالث عشر) التي تحمل أختامًا بارزة، قررت أرشيفات دارمشتات الحكومية عام ١٩٩٧ إزالة هذا الجزء من المجموعة، إلى جانب جميع الوثائق كبيرة الحجم وغيرها من المواد القيّمة، وتخزينها بشكل مسطح في خزائن. ونظرًا لشكل الوثائق، تُطوى حتى ست مرات لتناسب أغلفة الوثائق. كان الطي هو الطريقة المعتادة للتخزين في وقت إنشائها، ولم يصبح مسألة حفظ إلا عندما كُلّفت الأرشيفات بحفظها على المدى الطويل.
كان لا بد من حل مشكلتين فيما يتعلق بهذا الإجراء.
1. كيف ينبغي تخزين المستندات في الخزائن؟
2. كيف يمكن تخفيف التوتر الناتج عن الطي، وخاصة في المستندات ذات الأختام البارزة؟
تم حل المشكلة الأولى بوضع المستندات على صوانٍ مصممة خصيصًا لهذا الغرض. ولن نتطرق هنا إلى تفاصيل صنع هذه الصوانٍ. في حال وجود اهتمام، يمكن الحصول على مزيد من المعلومات من السيد هوفربيرث (انظر العنوان أدناه).
أما المشكلة الثانية، وهي كيفية تخفيف الضغط على المستندات (مع الأختام المثبتة عليها) لتسهيل فردها، فقد تطلبت بعض التفكير، وبلغت ذروتها في فكرة لوحة التثبيت. لوحة التثبيت عبارة عن نظام معياري مرن يمكن تكييفه مع الحجم المحدد للمستندات، وعند عدم استخدامها، يمكن تفكيكها وتخزينها بطريقة موفرة للمساحة.
الوحدات الفردية مصنوعة من الألومنيوم، بقياس 25 × 25 سم وسماكة 5 مم. تم حفر ثقوب وتجهيز هذه الألواح بمسامير على فترات منتظمة. تسمح شرائط التوصيل بتجميع الوحدات بالحجم المطلوب. تمنع الفواصل الألواح الفردية من الانحناء عند ربطها معًا.
الملحقات الإضافية التالية مطلوبة:
• براغي بلاستيكية للكتب
• حلقات مطاطية
• أعواد خشبية من متاجر لوازم المختبرات
• مشابك مصنوعة من ماكرولان
• براغي الثقوب
بعد إتمام أعمال التنظيف اللازمة للمستند، يمكن البدء بعملية التثبيت. قُصّ قطعة من الورق المقوى (ورق النشاف) بحجم المستند. سيُوضع المستند على هذا الورق المقوى، الذي سيبقى أسفل المستند أثناء التثبيت لحماية الختم. عند تركيب المشابك، تأكد من وضعها متقاربة قدر الإمكان. لا تُشكّل التمزقات الصغيرة على الحواف أي خطر، ولكن يجب تغطيتها بالمشابك. تُغطى المشابك بورق النشاف لضمان الالتصاق، ويمكن استبداله بسهولة.
مرر الأربطة المطاطية عبر الفتحتين الخارجيتين الحرتين في المشابك، ثم لفها مرة واحدة. الآن، ضع الشهادة في منتصف اللوحة، وقم بربط أحد مسامير العروة في اللوحة المقابلة لكل حلقة. اسحب الحلقة عبر فتحة المسمار، ثم لفها مرة واحدة. يمكنك الآن تطبيق الشد الأولي عن طريق تدوير المسامير وتثبيت كل شيء بالعصي الخشبية، وذلك بإدخال العصا عبر الحلقة. يمكن تثبيت عدة مسامير بعصا واحدة. يتم تثبيت مسمار واحد عن طريق ربط مسمار ثانٍ في أحد الخيوط المجاورة. بهذه الطريقة، يمكن شد كل رباط مطاطي على حدة، حتى تلك المتصلة بالمشبك. يجب ألا يكون هذا الشد الأولي شديدًا، بل يجب أن يترك للشهادة مساحة كافية. رش الشهادة بمزيج من الماء والكحول بنسبة 50%، مع التأكد من تغطية الختم. لا ترش مباشرة على الشهادة؛ بل دعه يسقط كرذاذ خفيف من الأعلى. انتظر بضع دقائق حتى تمتص الشهادة الرطوبة. الآن، يمكن تعديل الشد مرة أخرى حتى يصبح لكل حلقة مطاطية نفس الشد تقريبًا. يمكن التحقق من ذلك بسهولة عن طريق النقر على الحلقات. بحسب مناخ الغرفة، يمكن إزالة الوثيقة من اللوح بعد يومين. وبحسب ما يمكن ملاحظته مع الرق، ستبقى الوثيقة مسطحة دون أن تميل إلى الانطواء والعودة إلى حالتها الأصلية.
ينبغي التأكيد مجدداً على أن هذه الطريقة تهدف فقط إلى تخفيف الضغط الناتج عن طي الرق ذي الأختام المضغوطة. ولا يُمكن تحقيق ذلك إلا جزئياً مع الرق ذي الأختام المعلقة والحافة المطوية، لأن الحافة المطوية لا تُثبّت تماماً بالمشابك، وبالتالي قد تلتف بعد التجفيف.
لوحة شد كاملة:
مجموعة تتكون من: 9 أوراق بقياس 250 × 250 × 5 مم
8 عناصر توصيل 45 × 45 × 5 مم
4 عناصر توصيل 45 × 25 × 5 مم
المشابك، مسامير العروة، الصواميل، البراغي،
أعواد خشبية، حلقات مطاطية، ومسامير كتب نحاسية
وحدات التوسعة: زيادة مساحة العمل بمقدار جزء واحد والملحقات.
تصميم: يورغن هوفربرت - مرمم، أرشيف ولاية هيسن، دارمشتات
